Tanjungbalai Asahan, 26 Juni 2023 - Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tanjung Balai Asahan bekerja sama dengan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara mengadakan sosialisasi mengenai pengelolaan dan pemusnahan arsip di lingkungan kantor tersebut. Kegiatan yang dihadiri oleh sejumlah pegawai dan narasumber yang kompeten di bidangnya ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman dan kesadaran akan pentingnya manajemen arsip yang baik di Kantor Imigrasi.
Dalam sambutannya, Kepala Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tanjung Balai Asahan, Bapak Wawan Anjaryono, menyampaikan rasa terima kasih dan apresiasinya kepada Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara yang telah memberikan dukungan dan bimbingan dalam kegiatan sosialisasi ini. Beliau menekankan betapa pentingnya pengelolaan arsip yang efektif dan efisien, sebagai upaya untuk menjaga integritas dan transparansi dalam menjalankan tugas serta menghindari risiko hilangnya data yang berharga.
Dalam sosialisasi ini, narasumber utama adalah Ibu Evy Sofia Manurung, seorang pakar dalam bidang pengelolaan arsip yang telah berpengalaman bertahun-tahun di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara. Ibu Evy Sofia Manurung memberikan pemahaman yang mendalam mengenai metode pengelolaan arsip yang baik, termasuk proses pengorganisasian, penyimpanan, pemeliharaan, serta pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan.
Dalam presentasinya, Ibu Evy Sofia Manurung menjelaskan bahwa pengelolaan arsip yang efektif dapat membantu meningkatkan efisiensi kinerja kantor, mempermudah pencarian informasi, dan meminimalisir risiko kehilangan atau kerusakan data penting. Beliau juga menyoroti pentingnya mengikuti aturan dan regulasi terkait dalam proses pengelolaan arsip, termasuk peraturan yang berkaitan dengan jangka waktu penyimpanan dan pemusnahan arsip.
Selain itu, Ibu Evy Sofia Manurung juga memberikan contoh kasus nyata terkait dampak negatif yang dapat timbul akibat pengelolaan arsip yang kurang baik, seperti kesulitan dalam menindaklanjuti proses administrasi, gangguan dalam audit internal, atau masalah hukum yang mungkin timbul. Oleh karena itu, beliau mendorong seluruh pegawai Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tanjung Balai Asahan untuk menjadikan manajemen arsip sebagai prioritas dalam menjalankan tugas sehari-hari.
Kegiatan sosialisasi ini diakhiri dengan sesi tanya jawab, di mana peserta dapat mengajukan pertanyaan dan berdiskusi langsung dengan Ibu Evy Sofia Manurung. Hal ini memungkinkan para pegawai untuk memperoleh pemahaman yang lebih mendalam mengenai pengelolaan arsip dan berbagi pengalaman serta tantangan yang mereka hadapi di lapangan.
Dengan adanya sosialisasi ini, diharapkan bahwa Kantor Imigrasi Kelas II TPI Tanjung Balai Asahan dapat meningkatkan pemahaman dan kesadaran seluruh pegawai terkait pentingnya pengelolaan arsip yang baik. Dengan implementasi yang tepat, diharapkan kantor ini mampu menjaga integritas dan kualitas layanan, serta meningkatkan efisiensi kerja secara keseluruhan.